Jak si poradit s chybami v účetnictví

30. listopad 2009 – účetnictví

Chyby v účetnictví s sebou přinášejí plno starostí. Abychom se jim mohli vyhnout, je dobré znát následující – příčiny jejich vzniku, kde nejčastěji bývají, způsob opravy, co za ně hrozí a nakonec jaká je nejlepší prevence.

Proč chyby vznikají

Příčinou bývají tři důvody. Může být na vině váš účetní, který udělá chybu z neznalosti, protože přesně nezná všechny zákony a nařízení o účetnictví. Nebo je v tom nevinně, ale nemá k dispozici všechny informace a souvislosti o účetní operaci. Dostane např. přijatou fakturu bez souvisejích smluv s dodavatelem a účetní operaci zaúčtuje do chybného účtu. Třetím případem jsou úmyslné manipulace a podvody s účetními záznamy. Kde nejčastěji chyby vznikají

Správci daně se nejvíce setkávají s nedostatky v účtování nákladů a výnosů v páté a šesté účtové třídě. Další oblastí je chybné rozdělování výdajů na daňově uznatelné a neuznatelné. Proto doporučujeme dávat si největší pozor při následujících účetních operacích:

* spotřeba materiálu, prodaného zboží a vedení skladové evidence, oceňování materiálu a zboží, stav zásob a nedokončené výroby;
* cestovné, stravné a náklady na reprezentaci, daňová uznatelnost stravenek, příspěvků na penzijní připojištění a dalších náhrad pro zaměstnance;
* odpisy dlouhodobého majetku a daňové odpisy;
* tržby za vlastní výrobky a zboží, úroky a výnosy z finančních investic.

Jak se chyby v účetnictví opravují

Když už chyba vznikne, je třeba ji opravit. Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví ukládá povinnost opravy hned, jak se na chybu příjde. Oprava musí být provedena tak, aby bylo zřejmé, kdo ji provedl, kdy tak přesně učinil a jaká změna vznikla. Ze záznamů tedy musí být jasný nejen současný (tj. opravený) stav, ale i situace před opravou. Postup opravy se pak odvíjí od skutečnosti, zda se je jedná o chybu v otevřeném, nebo už uzavřením účením období.

Případy, kdy se na chybu příjde ještě v neuzavřeném účetním období, se řeší jednoduše a to jedním z následujících postupů:

* doplňkovým zápisem se doúčtuje chybějící rozdíl u chyby vzniklé při zapsání nižší penězní částky na správné účty a jejich správné strany;
* částečným stornem se zaúčtuje zjištěný rozdíl se znaménkem mínus při chybě vzniklé při zapsání vyšší peněžní částky na správné účty a jejich správné strany;
* úplným stornem provedeme chybný účetní zápis znovu na opačných stranách stejných účtů, operaci pak zaúčtujeme správně;
* záporným stornem uděláme opravný zápis se znaménkem mínus na stejných stranách účtů jako původní chybný zápis, pak uděláme správnou účetní operaci.

Úplné storno se může používat v jakémkoliv případě. Jeho nevýhodou je však ovlivnění obratu na účtech. Proto je lepší používat záporné storno, které je univerzální pro včechny účetní operace a nezpůsobí změnu v obratu. Dodatečné vyměření daně a penále

Složitejší je oprava chyb v účetnictví, která je zjištěna až v následujícím účetním období, kdy už jsou účetní knihy uzavřeny. Do uzavřených účetních dokladů se již nesmí zasahovat. Chyba se proto opraví v současném (neuzavřením) účetním období, které ještě není uzavřené. Změny však musíme promítnout do výpočtu základu daně za období, ve kterém byla chyba způsobena. Pokud už bylo daňové přiznání podáno, je třeba podat nové, tzv. dodatečné daňové přiznání.

Správce daně navíc může podnikatelskému subjektu vyměřit penále, které se vypočítává z nově vyměřené daně. Pokud je daň z příjmů vyšší, penále činní 20% z částky daně. Při ztrátovém vyměření daně bude penále ve výši 5%.

Kontrola a pojištění proti chybám

V každém případě je lepší vzniku chyb předcházet pomocí pravidelných interních kontrol a dodržování podnikových a zákonných směrnic. Zákon o účetnicví v § 14, § 16 a § 28 přesně stanovuje, jak se má vést účtový rozvrh, seznam účetních knih, odpisové plány, seznam číselných znaků, symbolů a zkratek používaných v účetnictví. Vlastní podnikové směrnice pak mohou řešit např. pravidla pro oběh účetních dokladů. Tímto lze snadno zabránit ztracení účetních dokladů či nesprávnému účtování.

Za chyby v účetnictví je odpovědný podnikatelský subjekt bez závislosti na tom, kdo má ve skutečnosti účetnictví na starosti. Náhradu finančních škod lze však na vlastním zaměstanci či externí účetní firmě vymáhat. Pokud chybu způsobil pověřený zaměstnanec, můžete se s ním dohodnout na pravidelných srážkách ze mzdy a to do výše 4,5 násobku jeho průměrné mzdy. V případě spravování účetnictví externí firmou, proplacení náhrad se odvíjí od obchodních podmínek ve smlouvě.

Nejjednoduším řešením, jak předcházet následkům chyb, je tzv. pojištění profesní odpovědnosti. Pojistit se mohou nechat vaši vlastní zaměstnanci i účetní firmy, které spravují účetnictví, mzdy a daňovou evidenci. Stále se však tím nezbavujete odpovědnosti zaplatit novou daň a penále. Zásadní rozdíl je ovšem v tom, že vše bude proplaceno z pojištění těch osob či firem, které chybu způsobily.

Pravidla pro klid a dobré účetnictví

Chcete-li mít klid a prostor pro vaše podnikání a jistotu dobrého účetnictví, řiďte se čtyřmi užitečnými pravidly:

1. Spolupracuje jen s takovými účetními nebo externími účetními firmami, kteří se své práci rozumí a stále se vzdělávají.
2. Zajistěte, aby váš účetní dostával všechny účetní doklady a potřebné informace pro jejich správné zaúčtování.
3. Mějte nebo si nechte vytvořit interní kontrolní systém a pravidla pro správu účetnictví.
4. Vybírejte si jen takové zaměstnance nebo externí účetní firmy, které mají pojištění profesní odpovědnosti.

Více v Ekonomika a finance